随着人工智能技术深度融入职场，借助AI工具辅助办公越来越常见，但问题也来了——员工使用外部AI工具处理公司内部文件，是否会违反企业保密规定？公司可否以此为由解除劳动合同？
近日，北京市朝阳区人民法院依法审结一起因AI辅助办公引发的劳动争议案件。吴女士在某保险公司任法务，2024年7月为提升PPT制作、数据分析效率，她在公司领导推荐下，将自行整理加工后的公司稽核问题数据表上传至第三方AI平台。2024年8月公司，出具《解除劳动合同告知书》以“严重违反规章制度”为由单方解除劳动关系。
公司称，吴女士签过保密协议，参加过信息安全培训，把内部文件上传AI平台，平台会收集、留存数据，用于模型迭代，存在泄露、被窃取重大风险。解除合法合规，无需赔偿。
吴女士认为，自己无泄密主观故意，用AI是为了提高效率，上传的数据表已经整理加工，并非核心保密信息。操作未造成信息外泄、经济损失等后果，公司也从未出台“禁止员工使用第三方AI办公”规定，未开展AI合规培训，单方解除属违法。
法院审理认为，第一，吴女士无违反规章制度的主观故意，AI工具经公司领导推荐，目的是辅助本职工作、优化工作成果。公司制度明确“主观故意”是认定前提。
第二，公司无明确禁止性规范。虽有保密制度、信息安全管理规定，也签了保密协议，但未明确禁止员工使用第三方AI辅助办公，未出台AI办公专项规则，未开展专项培训，未告知合规风险与禁止要求，无权事后单方认定员工违反规章制度。
第三，无证据证明存在泄密事实与实际损害，公司未能证明上传文件属于核心保密信息，也无法证明造成信息外泄、经济损失、声誉受损等后果，仅凭AI平台存在数据留存通用规则，推定泄密风险，不足以认定“严重违反规章制度”。
最终法院一审认定，公司单方解除劳动关系系违法。判决撤销《解除劳动合同告知书》，双方继续履行劳动合同，公司支付吴女士年终奖差额、绩效工资、工资损失等。目前判决已生效
面对 AI 办公常态化趋势，企业、员工该怎么做来规避风险？
法官提示，企业应摒弃“一刀切禁止”“事后追责”的管理模式，主动完善数字化办公合规体系，细化涉密信息清单，明确禁止录入上传AI平台的核心数据、机密文件范围，制定AI工具使用管理办法，划定合规使用边界。职场员工日常借助AI辅助办公时，要主动了解公司数字化办公及保密制度，严禁将企业核心机密、未公开数据、涉密文件，上传至公共第三方AI平台。同时，留存办公操作记录，规避个人合规风险。